14/11/2011
Een klant aan het woord na een eerste ervaring met Expodoc

Een gesprek met Céline Lagae en Peter Van Cauwenberghe van Invent Media.

Invent Media in a nutshell
Als organisator van vakbeurzen is Invent Media eind 2010 gestart met het gebruiken van Expodoc. Enkele van onze recente projecten zijn :Metapro - Metapro Network Event - Indumation.be - Snackin’Go. Deze beurzen worden op twee verschillende locaties georganiseerd, namelijk in Brussels Expo en in Kortrijk Xpo.

Het leven vóór Expodoc
De laatste beurs die door Invent Media zonder de hulp van Expodoc georganiseerd werd, was Metapro in 2010.  Toen werd elk order nog via mail, fax of post ontvangen en doorgestuurd naar de betreffende leveranciers.  Het hoeft niet gezegd te worden dat de foutenmarge bij een dergelijk manueel systeem reëel is.  Wij als organisator zijn er immers verantwoordelijk voor dat het juiste order bij de juiste leveranciers terechtkomt.  Als dit verkeerd loopt, wekt dit frustratie op bij zowel de klant, de organisator als de leverancier.

Aan de slag met Expodoc…
Het is voor een beursorganisator geen sinecure om de vele verschillende noden en wensen van de klanten administratief in goede banen te leiden.  Elke exposant wil immers graag dat zijn stand uniek is en heeft dus uiteenlopende voorkeuren wat betreft opstelling, aankleding en afwerking van zijn stand. Daarom betekende de lancering van Expodoc voor Invent Media een enorme verlichting van de administratieve workload.Het vergt in het begin wat tijd en moeite om het systeem in te stellen en op te volgen, maar eens men het onder de knie heeft, is het een droom voor elke beursorganisator.

De voor- en nadelen op een rijtje:
De uiteindelijke bedoeling van het systeem is het verminderen van de papierberg en het efficiënter afhandelen van de dossiers.

Eén van de grootste voordelen is dat met Expodoc (op voorwaarde dat het beurshandboek overzichtelijk samengesteld werd), de foutenmarge bij het doorgeven van de bestellingen tot NUL kan herleid worden.

Een tweede voordeel is een serieuze vermindering van het kostenplaatje.  Daar waar vroeger een extra voltijdse kracht werd ingeschakeld om de workload in de aanloop naar een beurs op te vangen, was dit voor onze eerste beurs mét Expodoc (Indumation.be) niet nodig.
Ook op ecologisch vlak biedt het systeem voordelen : waar er vroeger voor elke beurs tientallen mappen vol documenten dienden bijgehouden te worden, staat alles nu online.

  • Het efficiënter afhandelen van de dossiers is natuurlijk het grootste voordeel.  Enkele voorbeelden :
  • Het opvolgen en consulteren van orders kan gebeuren per exposant of per leverancier.  Via een zoekmachine kan men gericht orders terugvinden.
  • Na het bestellen ontvangt de klant meteen een orderbevestiging met alle nodige informatie omtrent het bestelde artikel.
  • Alle lijsten en overzichten kunnen zowel door de organisator, de klant als de leverancier opgevraagd worden.
  • De klant kan zijn beurskosten perfect opvolgen, waardoor hij niet voor verrassingen komt te staan wanneer hij zijn factuur ontvangt.
  • Als organisator kunnen wij zélf een log-in en een paswoord vastleggen voor onze exposanten.  Op die manier proberen wij aan onze exposanten gebruiksvriendelijke, logische en gemakkelijk te onthouden log-in gegevens te bezorgen.
  • Op het grondplan van zijn stand kan de exposant zélf aanduiden waar hij zijn aansluitingen van elektriciteit, water of perslucht wenst.  Dit plan is tegelijkertijd ook zichtbaar voor de leverancier, waardoor misverstanden vermeden worden.  Op die manier kunnen vooraf reeds de nodige voorbereidingen getroffen worden en kan het plan telkens opnieuw geconsulteerd worden.
  • De organisator kan via Expodoc ook een “vriendelijke herinnering” uitsturen naar exposanten die basisvoorzieningen, zoals bijvoorbeeld elektriciteitsaansluiting, nog niet zouden besteld hebben.  Zo komen de exposanten niet voor onaangename verrassingen te staan bij aankomst op hun stand.


Een nadeel van Expodoc is dat bij het eerste gebruik de voorbereiding wel wat tijd in beslag neemt.  Je beurshandboek moet helemaal op punt staan qua inhoud en gebruiksvriendelijkheid en die moet vooral duidelijk en gestructureerd zijn.  Dit is, vooral bij beginnende gebruikers, niet eenvoudig en vooral tijdrovend.

Daartegenover staat dat bij Expodoc steeds een support team klaarstaat om te helpen.  Zij sturen snel een antwoord op eventuele vragen en opmerkingen en staan ook open voor suggesties omtrent mogelijke aanpassingen van het systeem.  Op die manier kunnen we samen streven naar een constante optimalisatie en verbetering van Expodoc.

Wanneer we even naar de reacties van onze klanten peilden, kregen we verschillende geluiden te horen.  De meeste exposanten vinden Expodoc een handige tool, op voorwaarde dat alle diensten gebruiksvriendelijk opgelijst staan, maar er zijn ook klanten die nog steeds de voorkeur geven aan papieren dossiers.  Wij helpen hen uiteraard met alle plezier telefonisch op weg !  Eens ze hun weg gevonden hebben in het systeem, vullen ze dan alles wel plichtsbewust in.  

Kortom…
Wij van Invent Media vinden Expodoc een handig systeem om als beursorganisator de dossiers van onze exposanten op de voet te volgen.  Je kan de inhoud volledig vrij zelf bepalen en op die manier je vroegere systeem zonder al te veel inhoudelijke aanpassingen adapteren naar dit “all on line” systeem. We evolueren immers meer en meer naar een papierloze maatschappij en wij van Invent Media gaan daar absoluut in mee !

 

Voor extra informatie kan u steeds terecht bij

BELGIE: Lode Vissenaekenstraat 48A, 2600 Berchem - Tel: +32 (0)3 325 07 77
FRANKRIJK: 3b rue Taylor - 75010 Paris - Tel.: +33 (0)1 85 64 12 14