24/11/2011
Considérations d'un client après ses premières expériences avec Expodoc

Entretien avec Céline Lagae et Peter Van Cauwenberghe d'Invent Media.

Invent Media in a nutshell
En tant qu'organisateur de salons professionnels, Invent Media utilisa Expodoc pour la première fois à la fin 2010. Parmi ses plus récents projets se comptent les salons Metapro - Metapro Network Event - Indumation.be - Snackin'Go, organisés à Brussels Expo et Kortrijk Xpo.

Situation avant Expodoc
Le dernier salon organisé par Invent Media sans l'aide d'Expodoc était Metapro en 2010. A l'époque, chaque commande était encore reçue par e-mail, fax ou courrier postal avant d'être relayée vers les fournisseurs concernés. Avec un tel système manuel, la marge d'erreur est, on s'en doute, significative. Or c'est à l'organisateur qu'il incombe de faire parvenir la commande au bon fournisseur. Lorsqu'une erreur enraye ce processus, c'est la frustration garantie tant chez le client que chez le fournisseur et l'organisateur.

Nos débuts avec Expodoc
Pour un organisateur de salons, administrer correctement les besoins et souhaits, nombreux et variés, de ses clients n'est pas une sinécure. Chaque exposant n'a en effet qu'un seul rêve : que son stand soit unique. Il émet à ce titre des préférences très diverses en matière de disposition, d'habillage et de finition. C'est pourquoi l'arrivée d'Expodoc représente pour Invent Media un réel soulagement dans les tâches administratives. Certes, cela demande au début pas mal de temps et de persévérance pour mettre en place et assurer le suivi du système, mais une fois qu'on le maîtrise, c'est vraiment le rêve de tout organisateur de salon.

Avantages et inconvénients d'Expodoc :
Le but ultime de ce système consiste à réduire la masse de papier et de rendre plus efficace le traitement des dossiers.
L'un des principaux avantages d'Expodoc consiste à réduire à ZÉRO la marge d'erreur dans la transmission des commandes (à condition bien sûr que le manuel du salon ait été clairement rédigé).

Deuxième avantage : une sérieuse diminution des coûts. Par le passé, il fallait un temps plein en renfort pour assumer toutes les tâches administratives précédant un salon. Ce ne fut déjà plus le cas lors du premier salon organisé avec Expodoc (Indumation.be).

Épinglons également les avantages au niveau écologique : alors que chaque salon générait par le passé des dizaines de fardes épaisses qui devaient être conservées, tout est maintenant sauvegardé en ligne.

Le traitement bien plus efficace des dossiers est le plus grand avantage d'Expodoc. Quelques exemples :

  • Le suivi et la consultation des commandes peuvent se faire par exposant ou par fournisseur. On retrouve aisément les commandes grâce au moteur de recherche.
  • Le client reçoit dans la foulée de sa commande une confirmation reprenant toutes les informations relatives à l'article commandé.
  • Tous les relevés et listes peuvent être demandés par l'organisateur, le client et/ou le fournisseur.
  • Le client peut parfaitement évaluer tous les coûts du salon, il ne doit plus redouter les surprises en recevant sa facture.
  • L'organisateur du salon peut attribuer à chaque exposant un nom d'utilisateur et un mot de passe, choisi de façon logique et facile à mémoriser.
  • Sur le plan de base de son stand, l'exposant peut indiquer lui-même les endroits où il souhaite un raccordement à l'électricité, à l'eau ou à l'air comprimé. Le même plan est consultable par le fournisseur, de façon à éviter tout malentendu. Toutes les préparations nécessaires peuvent ainsi être exécutées au préalable et le plan consulté à chaque fois que nécessaire.
  • L'organisateur peut transmettre via Expodoc un "rappel amical" aux exposants qui n'auraient pas encore commandé les équipements de base, par exemple le raccordement à l'électricité. Cela évite à ces derniers d'être confrontés à de désagréables surprises.

Un inconvénient d'Expodoc se rencontre à la première utilisation : la phase de préparation prend assez de temps. Le manuel du salon doit en effet être soigneusement rédigé, son contenu convivial, complet, mais surtout clair et structuré. C'est une tâche longue, en particulier pour les utilisateurs débutants.

Heureusement, Expodoc a toujours une équipe de maintenance prête à intervenir. Elle réagit promptement en réponse aux éventuelles questions et remarques et est ouverte aux suggestions visant à rectifier le système. C'est ainsi qu'Expodoc et ses utilisateurs oeuvrent constamment à l’améliorer et à l’optimiser.

Les exposants
Lorsque nous avons demandé à nos clients leurs retours d'expérience, nous avons remarqué que les avis étaient partagés. La plupart des exposants voient en Expodoc un outil bien pratique, à condition que tous les services soient clairement présentés ; mais certains continuent de préférer les dossiers sur papier, comme autrefois. Nous les aidons naturellement avec plaisir par téléphone ! Une fois qu'ils ont maîtrisé les arcanes du système, ils complètent consciencieusement toutes les données requises.

En bref…
Pour Invent Media, Expodoc est un système pratique permettant à l'organisateur d'un salon de suivre scrupuleusement les dossiers de ses exposants. Le contenu de chaque manuel peut être défini de façon entièrement libre, ce qui permet la transition de l'ancien système manuel vers un système "all online" sans grand changement en profondeur. N'oublions pas que nous évoluons progressivement vers une société sans papier, et c'est certainement le cas d'Invent Media.

 

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